Le fax Internet, également connu sous le nom de fax en ligne ou e-fax, est une technologie basée sur Internet. Vous pouvez l’utiliser pour envoyer et recevoir des documents par fax depuis votre ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet. C’est un moyen plus pratique d’envoyer et de recevoir des documents que la télécopie classique. Examinons, dans cet article, les cinq principaux avantages de la télécopie par Internet afin de déterminer si elle vous convient.
1 – Gain de temps et de papier
Contrairement aux télécopieurs traditionnels, qui ne fonctionnent que pendant les heures de bureau, vous pouvez envoyer ou recevoir des télécopies 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, grâce au fax par Internet. Vous n’avez pas non plus à vous soucier des bourrages de papier. De plus, cette technique ne nécessite pas l’utilisation de rames de papier, ce qui permet principalement de réduire le volume des déchets créés par les télécopieurs. Le fax par internet vous permet, en même temps, d’archiver électroniquement vos documents, ce qui facilite leur recherche et leur récupération ultérieure. Vous pouvez également les rechercher à l’aide de mots-clés, de balises ou d’autres métadonnées, pour trouver exactement ce dont vous avez besoin.
2 – Envoi et réception à tout moment et en tout lieu
Avec le fax par Internet, vous pouvez envoyer et recevoir des documents n’importe où, même si vous êtes en voyage et n’avez pas accès à un télécopieur. Il suffit tout simplement de configurer votre compte, et vous pouvez envoyer et recevoir des fax depuis votre ordinateur portable, votre tablette ou votre téléphone. Ces services de fax par Internet peuvent aussi proposer des applications mobiles, qui vous permettent de numériser et d’envoyer des documents depuis votre smartphone. Et si vous êtes en déplacement, vous pouvez utiliser un télécopieur virtuel pour recevoir des documents.
3 – Confidentialité et sécurité
Avec le fax par Internet, tous les documents sont envoyés sous forme numérique, ce qui signifie qu’il n’y a pas de trace écrite. Cette caractéristique est particulièrement utile pour les entreprises qui doivent se conformer aux lois sur la protection de la vie privée. D’ailleurs, les clients apprécient que la télécopie par Internet soit pratique et sécurisée. Vous pouvez envoyer, via cette technologie, des informations sensibles, telles que des numéros de carte de crédit, des numéros de sécurité sociale ou des données financières, sans vous inquiéter.
4 – Facilité d’utilisation
Le fax par internet est facile à utiliser, vous n’avez donc pas à vous soucier de former vos employés à l’utilisation d’un télécopieur. Du moment qu’ils savent envoyer un e-mail, ils sont prêts. Vous pouvez aussi utiliser le fax par Internet pour envoyer des documents par courrier électronique, ce qui permet d’envoyer facilement des fichiers volumineux.
5 – Pas de frais de matériel ou de logiciel
Les télécopieurs et modems traditionnels sont coûteux et produisent beaucoup de chaleur. Ils doivent également être réparés et remplacés de temps en temps. Le fax par Internet, en revanche, est gratuit. Et comme vous n’avez pas besoin de modem ou de télécopieur, il n’y a rien à entretenir. Cependant, il présente quelques inconvénients. Si vous envoyez des informations sensibles, comme un numéro de carte de crédit ou un numéro de sécurité sociale, il peut être plus facile d’utiliser le même numéro de téléphone et de télécopieur pour d’autres besoins. Il n’y a aucun moyen d’être certain que les informations que vous envoyez par télécopie sur Internet sont vraiment envoyées là où elles doivent l’être.
Si après avoir lu cet article, vous souhaitez utiliser le fax par internet, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel, comme C@P COPY 972. Il s’agit d’un expert dans les travaux d’impression, de finitions de documents, dans la communication visuelle et dans les démarches à suivre pour envoyer et recevoir une messagerie de type fax par internet à Fort-de-France en Martinique.
